El papel de la tecnología en la gestión de los espacios de coworking

Los cambios en los entornos laborales están bien documentados – unos empleados más móviles, más conectados y la desaparición de fronteras entre trabajo y vida en el hogar. El crecimiento exponencial de los espacios de trabajo compartido o coworking spaces es el legado del creciente atractivo de los workspaces que son capaces de adaptarse a estas necesidades cambiantes.

Para el sector constructor, donde las prácticas a menudo necesitan expandirse o contraerse con rapidez dependiendo de la situación de los proyectos, la opción de alquilar o descartar espacio adicional con menos de un mes de preaviso, sería un atractivo obvio.

Aquí, Helen Santer, directora ejecutiva de Build Studios, discute el papel de la tecnología en la gestión de los espacios de trabajo compartidos.

Retos del coworking en el entorno de la construcción

A pesar del rápido crecimiento de los espacios compartidos, todavía no hay una sensación de que el mercado esté saturado. Las tasas de ocupación actuales del 98% en lugares fijos tras sólo ocho meses de trading lo demuestran. A medida que los lugares de trabajo se hacen cada vez más caros, particularmente en el centro de las ciudades, más empresas prefieren decantarse por el coworking como solución.

Pueden crear grandes espacios para la colaboración y el conocimiento compartido. De hecho, este es el objetivo principal de Build Studios, un espacio compartido que sólo acoge negocios del sector construcción – con supervisores sentados junto a arquitectos, ingenieros, diseñadores de interiores, desarrolladores y planificadores.

Sin embargo, los espacios compartidos tienen sus retos y esos diseñados específicamente para profesionales de la construcción no son la excepción.

1. Diseño de los espacios

Aspectos tales como dónde, en un espacio reducido, acomodar llamadas de teléfono privadas y las necesidades de algunas personas de trabajar en silencio, áreas de descanso y ocio o, simplemente, un lugar donde comer, puede representar un auténtico reto para los arquitectos y los gestores de construcciones.

2. Confidencialidad y propiedad intelectual

Un espacio abierto lleno de empresas luchando por los mismos proyectos parece una receta peligrosa. No obstante, asegurarse de que los negocios con firmas de actividades complementarias más que competidoras se sientan cerca las unas de las otras es una forma de enfrentarse a este reto de forma proactiva.

Ha sido increíble ver las conversaciones entre miembros de distintas empresas que han empezado a colaborar en distintos proyectos. Helen Santer.

3. La naturaleza del sector constructor

Las prácticas laborales entre los diferentes elementos del sector construcción difieren y esto tiene un impacto en el diseño necesario de los espacios compartidos para ellos. Este es todavía un sector que, a pesar del crecimiento dela tecnología, puede ser inevitablemente duro (‘hard copy’) – modelos 3D, planos en papel y ejemplos de materiales están muy enraizados en la profesión y es difícil imaginar un tiempo en que veamos una actividad de arquitectos sin papeles.

Equilibrar las necesidades de algunos espacios grandes con especialistas digitales que quieran enormes pantallas puede ser un reto para los diseñadores que quieran crear un espacio de trabajo homogéneo y para gestores de la construcción que quieran crear una estructura de carga simple.

¿Cómo puede la tecnología mejorar los espacios compartidos?

La tecnología está mejorando la gestión de los edificios. por ejemplo, ahora es posible mapear de forma digital muchos dispositivos y sensores en un edificio sobre una única plataforma. En su forma más simple, puede suponer el posicionamiento de sensores de bajo coste en el espacio para controlar la temperatura y los niveles de CO2, pero tales sistemas también pueden integrarse en la gestión del edificio para controlar cómo marchan los sistemas individuales y los dispositivos.

Los beneficios de los datos en tiempo real para la gestión de la construcción incluyen la mejora de la calidad de la experiencia del inquilino, la reducción de los costes operativos para los propietarios, e identificar un error en el sistema antes de que se haga un fallo disruptivo y caro.

Entonces, ¿Por qué no se utiliza la tecnología a pleno pulmón?

Sin unos sistemas claros de reporting estos aspectos a los gestores de los edificios y los recursos necesarios para resolverlos cuando se identifiquen, los gestores de edificios pueden empezar a sentirse bajo presión con la información, pero sin las herramientas necesarias para remediar los problemas.

Quizás harán falta más necesidades para persuadir a los usuarios de los beneficios de este tipo de tecnología – avisos tempranos de aspectos significan soluciones tempranas y menos inquilinos enfadados.

El futuro de los espacios coworking

Algunos podrían unirse sin querer a un espacio compartido – prefiriendo la idea de un espacio propio – pero los beneficios financieros son importantes. Sin embargo, para que el coworking se convierta realmente en la primera opción más que en una segunda, hacen falta solucionar más pegas; específicamente, la necesidad de espacios privados y tranquilos junto a un entorno colaborativo y creativo.

El papel de la tecnología en este punto es interesante; ¿Pueden los espacios adaptarse a unos días más tranquilos cuando los equipos tienen menos trabajo? ¿Pueden las medidas de mitigación de ruido saltar de forma automática dependiendo de la ocupación y los volúmenes de ruido? Helen Santer

Mientras tanto, los espacios de coworking dependen mucho de la buena voluntad y el respeto mutuo de los inquilinos y los esfuerzos de los gestores de los espacios, con la habilidad de anticiparse a los aspectos antes de que surjan y gestionar de forma proactiva las necesidades de los inquilinos de forma individual para suavizar algunos de los retos de las muchas empresas que comparte espacios.

O, en otras palabras, la habilidad de hablar los unos con los otros, como humanos y adultos. Y no hay tecnología que pueda sustituir eso.

Resumen de un artículo de Stephanie Bentley en rics.org/uk el 22 de agosto.